Łączenie pracy zdalnej z podróżami (tzw. workation) w 2026 roku stało się standardem rynkowym, jednak rodzi ono szereg ryzyk prawnych i podatkowych, jeśli zostanie wdrożone bez odpowiednich procedur. Choć idea pracy z zagranicznego kurortu brzmi atrakcyjnie, to z punktu widzenia polskiego prawa wymaga skrupulatnej analizy przepisów Kodeksu pracy, ustawy o PIT, unijnych rozporządzeń o zabezpieczeniu społecznym oraz regulacji RODO.
Poniżej przedstawiam ekspercką analizę ryzyk i obowiązków, jakie spoczywają na pracodawcy oraz pracowniku w aktualnym stanie prawnym (czerwiec 2026 r.).
1. Kodeks pracy a praca z zagranicy
Polski Kodeks pracy nie zawiera bezpośredniej definicji pojęcia „workation”. Do tego typu wyjazdów stosuje się wprost przepisy o pracy zdalnej (art. 67(18) i następne k.p., obowiązujące od 7 kwietnia 2023 r.). Workation, jako wykonywanie pracy zdalnej z miejsca wypoczynku, mieści się w tej definicji — pod warunkiem, że miejsce świadczenia pracy zostanie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.
Forma wniosku i zgoda pracodawcy
Wniosek pracownika o pracę zdalną oraz uzgodnienie z pracodawcą mogą być składane w postaci papierowej lub elektronicznej (np. przez system kadrowo-płacowy lub e-mail) — i co ważne, ta możliwość istnieje już od wprowadzenia pracy zdalnej do Kodeksu pracy, czyli od 7 kwietnia 2023 r. (art. 67(19) § 3 oraz art. 67(33) § 1 k.p.). Warto przy tym wiedzieć, że nowelizacja Kodeksu pracy obowiązująca od 27 stycznia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 25) rozszerzyła formę elektroniczną na kolejne czynności kadrowe, które dotąd wymagały formy pisemnej (m.in. rozkłady czasu pracy, ruchomy czas pracy, wnioski o urlop bezpłatny) — nie wprowadziła jej natomiast dopiero teraz dla samej pracy zdalnej, bo ta dla pracy zdalnej obowiązywała już wcześniej. Miejsce wykonywania pracy musi być każdorazowo precyzyjnie ustalone z pracodawcą — pracownik nie może samowolnie zmienić kraju świadczenia obowiązków.
Obowiązki BHP w nowym miejscu
Pracodawca nadal odpowiada za bezpieczne i higieniczne warunki pracy, choć w zakresie ograniczonym charakterem pracy zdalnej (art. 67(31) k.p.). Przed dopuszczeniem do pracy pracownik składa oświadczenie (papierowe lub elektroniczne), że na stanowisku pracy w wybranym miejscu zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki (art. 67(31) § 7 k.p.), a także oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego (art. 67(31) § 6 k.p.). W razie wypadku podczas workation ustalenie jego okoliczności za granicą może być dla działu HR poważnym wyzwaniem dowodowym.
Ryczałt za prąd i internet
Wykonując pracę zdalną, pracownikowi przysługuje pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, a w razie korzystania z własnych narzędzi — ekwiwalent (art. 67(24) k.p.). Obowiązek ten można zastąpić wypłatą ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom (art. 67(24) § 4 k.p.). Co istotne, świadczenia te nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, a tym samym są wolne od podatku i składek ZUS — podstawą tego zwolnienia jest art. 67(25) k.p. (a nie sam art. 67(24)). Warunkiem jest racjonalne ustalenie kwoty: jeśli ryczałt rażąco odbiega od realnych kosztów i pełni funkcję ukrytej premii, organy mogą zakwestionować jego charakter. Zasady pokrywania kosztów i wysokość ryczałtu należy określić w regulaminie/porozumieniu o pracy zdalnej (art. 67(20) k.p.) tak, by w razie kontroli móc uzasadnić ich wysokość.
2. Rezydencja podatkowa i pułapka 183 dni
Największym ryzykiem dla obu stron są przepisy prawa podatkowego. Kluczowym pojęciem jest tu rezydencja podatkowa.
Zasada ogólna
Zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy o PIT osoba fizyczna ma status polskiego rezydenta, jeśli jej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) znajduje się w Polsce LUB przebywa ona na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Spełnienie któregokolwiek z tych warunków wystarcza, by powstał nieograniczony obowiązek podatkowy. W razie konfliktu rezydencji z innym państwem ostateczne rozstrzygnięcie następuje według reguł kolizyjnych (tie-breaker) z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Zasada źródła (fizyczne miejsce pracy)
Zgodnie z art. 15 Modelowej Konwencji OECD oraz dwustronnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) wynagrodzenie z pracy najemnej podlega opodatkowaniu w państwie rezydencji pracownika, chyba że praca jest wykonywana w drugim państwie — wówczas dochód może być opodatkowany także w kraju jej fizycznego wykonywania (państwie źródła). Nie jest to więc opodatkowanie wyłącznie za granicą: państwo źródła uzyskuje prawo do opodatkowania, a podwójnemu opodatkowaniu zapobiega metoda wyłączenia z progresją albo proporcjonalnego odliczenia z właściwej umowy.
Wyjątek — klauzula 183 dni
Pracownik uniknie opodatkowania za granicą (a pracodawca — obowiązku rejestracji jako płatnik w obcym kraju) tylko wtedy, gdy łącznie spełnione zostaną trzy warunki (art. 15 ust. 2 UPO):
- pracownik przebywa w obcym kraju nie dłużej niż 183 dni (w roku podatkowym/kalendarzowym lub w dowolnym okresie 12 miesięcy — zależnie od konkretnej umowy);
- wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę, który nie ma siedziby ani miejsca zamieszkania w państwie pobytu pracownika;
- kosztów wynagrodzenia nie ponosi zagraniczny zakład lub stała placówka, którą polska firma posiada w kraju pobytu pracownika.
Niespełnienie któregokolwiek z tych warunków daje państwu źródła prawo do opodatkowania dochodu.
Rekomendacja: aby zminimalizować ryzyka podatkowe, wewnętrzne regulaminy pracy zdalnej powinny ograniczać czas trwania zagranicznego workation do maksymalnie 30 lub 90 dni w roku kalendarzowym. Limit ten to bufor ostrożnościowy, niezależny od konkretnego sposobu liczenia 183 dni w danej UPO (rok podatkowy, kalendarzowy lub dowolny okres 12 miesięcy) — ma zostawić zapas bezpieczeństwa, zanim ryzyko podatkowe stanie się realne.
3. Zabezpieczenie społeczne i ubezpieczenie (ZUS)
Podczas pracy na terenie Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii kluczowe jest unikanie podwójnego ubezpieczenia.
Zaświadczenie A1
Pracodawca (lub samozatrudniony na B2B) ma obowiązek wystąpić do ZUS o wydanie dokumentu A1 (na podstawie rozporządzenia (WE) nr 883/2004 i rozporządzenia wykonawczego 987/2009). Potwierdza on, że pracownik podczas pracy za granicą podlega wyłącznie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. W praktyce zaleca się uzyskanie A1 także przy krótkim workation; potwierdza ono podleganie polskiemu ustawodawstwu niezależnie od czasu trwania pracy za granicą. Brak ważnego A1 podczas kontroli w kraju goszczącym (np. we Francji czy w Niemczech) może skutkować zakwestionowaniem podlegania ubezpieczeniu w Polsce i nałożeniem na firmę wysokich kar finansowych.
Ograniczenia czasowe — Porozumienie ramowe UE
Tu należy rozróżnić dwie odrębne instytucje. Regularna transgraniczna praca zdalna (telepraca) może być objęta unijnym Porozumieniem ramowym w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004, obowiązującym w Polsce od 1 lipca 2023 r. Pozwala ono zachować ubezpieczenie społeczne w państwie siedziby pracodawcy, gdy praca zdalna w kraju zamieszkania pracownika stanowi co najmniej 25%, lecz mniej niż 50% całkowitego czasu pracy (przedział 25–49,9%). Zaświadczenie A1 wydaje się wówczas na maksymalnie 3 lata, z możliwością przedłużenia na kolejny okres po ponownym wniosku.
Porozumienie ramowe ma jednak charakter fakultatywny: stosuje się je na wniosek i wyłącznie wtedy, gdy zarówno państwo siedziby pracodawcy, jak i państwo zamieszkania pracownika do niego przystąpiły (są jego sygnatariuszami) — nie wszystkie państwa UE są stronami Porozumienia. W pozostałych przypadkach zastosowanie mają zasady ogólne (art. 13 rozporządzenia 883/2004 dotyczący pracy wykonywanej w kilku państwach).
Czym innym jest limit 24 miesięcy — dotyczy on delegowania pracownika na podstawie art. 12 rozporządzenia 883/2004 (tymczasowe wysłanie pracownika do innego państwa), a nie regularnej transgranicznej pracy zdalnej. To rozróżnienie jest kluczowe przy planowaniu dłuższego workation w innym kraju członkowskim.
4. Wyzwania techniczne, RODO i cyberbezpieczeństwo
Pracodawca jako administrator danych osobowych (ADO) odpowiada za bezpieczeństwo przetwarzania na podstawie art. 5 ust. 1 lit. f oraz art. 32 RODO i ma obowiązek wdrożyć środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka. Zgoda na workation powinna wiązać się z restrykcyjnymi wytycznymi działu IT.
Publiczne sieci Wi-Fi i VPN
RODO nie zawiera literalnego „zakazu” korzystania z publicznego Wi-Fi ani sztywnego nakazu VPN — opiera się na podejściu opartym na ryzyku i zasadzie rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO). To administrator po analizie ryzyka decyduje o konkretnych zabezpieczeniach. Ponieważ jednak praca przez otwartą sieć bez szyfrowanego tunelu niesie realne ryzyko przechwycenia danych (atak typu man-in-the-middle), zakaz logowania do systemów firmowych przez otwarte sieci hotelowe czy kawiarniane bez VPN powinien znaleźć się w wewnętrznej polityce ochrony danych pracodawcy. Jego brak może zostać uznany za niedochowanie należytej staranności i naruszenie art. 32 RODO.
Praca poza EOG
Wyjazd na workation poza obszar EOG (np. Bali, Tajlandia, USA) może zostać uznany za przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego w rozumieniu rozdziału V RODO (art. 44–49). Dla państw bez decyzji Komisji Europejskiej o adekwatnym stopniu ochrony (jak Indonezja czy Tajlandia) konieczne są odpowiednie zabezpieczenia z art. 46 RODO — najczęściej Standardowe Klauzule Umowne (SCC), uzupełnione po wyroku Schrems II o ocenę skutków przekazania (TIA) i środki dodatkowe (np. szyfrowanie). W przypadku USA od 10 lipca 2023 r. obowiązuje decyzja adekwatności w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) — przekazanie do podmiotu certyfikowanego w DPF nie wymaga SCC, ale dla podmiotów niecertyfikowanych nadal potrzebny jest mechanizm z art. 46.
Podsumowanie i check-lista dla biznesu
Wdrożenie workation w 2026 roku wymaga podejścia systemowego. Przed wyrażeniem zgody na wyjazd pracownika dział HR powinien upewnić się, że:
- wniosek i uzgodnienie pracy zdalnej zostały prawidłowo zarejestrowane (papierowo lub elektronicznie);
- pracownik podpisał oświadczenie o zapewnieniu warunków BHP w miejscu pobytu;
- uzyskano zaświadczenie A1 z ZUS (dla krajów UE/EOG/Szwajcarii) — zaleca się je także przy krótkim wyjeździe;
- przy regularnej pracy zdalnej z zagranicy rozważono Porozumienie ramowe UE (A1 do 3 lat, warunek 25–49,9% pracy w kraju zamieszkania) i sprawdzono, czy oba państwa do niego przystąpiły;
- zweryfikowano limit dni (poniżej 183 dni), by uniknąć problemów z rezydencją podatkową;
- sprzęt służbowy ma zaktualizowane systemy bezpieczeństwa i wymusza połączenie VPN, a przy wyjeździe poza EOG wdrożono odpowiednie zabezpieczenia transferu danych (np. SCC).
Wprowadzenie przejrzystego regulaminu workation chroni firmę przed sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy oraz organów skarbowych, jednocześnie podnosząc atrakcyjność pracodawcy na nowoczesnym rynku pracy.
Potrzebujesz gotowego regulaminu workation?
Cały powyższy proces zamknęłam w jednym, przejrzystym formularzu elektronicznym. Zawiera on kluczowe klauzule (w tym zapis o zrzeczeniu się ryczałtu za granicą), które zabezpieczają polskiego pracodawcę przed ryzykiem podatkowym i wypadkowym. Nie musisz pisać go od zera — pomogę Ci wdrożyć regulamin workation i pracy zdalnej dopasowany do Twojej firmy. ATA Biuro Rachunkowe obsługuje klientów z Oświęcimia, Kęt i Andrychowa. Skontaktuj się ze mną, a wspólnie przygotujemy bezpieczne zasady pracy zdalnej z zagranicy.
