Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowy KSeF objął największych przedsiębiorców w Polsce. Kolejne firmy będą wdrażane etapowo, dlatego przedsiębiorcy z Oświęcimia, Kęt, Brzeszcz, Chełmka i okolic już dziś przygotowują swoje firmy do pracy na fakturach ustrukturyzowanych.
W naszym biurze rachunkowym na bieżąco obserwujemy, z jakimi problemami mierzą się lokalne firmy po wdrożeniu KSeF. Najczęściej trudności nie wynikają z samego systemu, ale z dotychczasowych przyzwyczajeń, nieprzygotowanych procedur i błędów organizacyjnych.
Poniżej przedstawiamy najczęstsze problemy, które mogą prowadzić do opóźnień, błędów w rozliczeniach lub problemów podczas kontroli.
1. Wystawianie faktur „po staremu"
Wielu przedsiębiorców nadal traktuje fakturę PDF wysłaną e-mailem jako podstawowy dokument sprzedaży.
Tymczasem w przypadku transakcji objętych obowiązkowym KSeF faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną dopiero po przesłaniu jej do systemu i nadaniu numeru identyfikacyjnego KSeF.
Sam plik PDF może pełnić jedynie funkcję poglądową lub pomocniczą dla kontrahenta.
2. Korzystanie z nieaktualnych danych kontrahentów
Błędny NIP, nieaktualna nazwa firmy lub niepoprawne dane kontrahenta mogą powodować problemy z poprawnym wystawieniem dokumentu.
W praktyce wiele firm nadal:
- korzysta ze starych baz danych,
- ręcznie wpisuje dane,
- kopiuje informacje z wcześniejszych faktur bez weryfikacji.
W systemie KSeF poprawność danych ma znacznie większe znaczenie niż wcześniej.
3. Nieprawidłowo nadane uprawnienia w KSeF
To obecnie jeden z najczęstszych problemów organizacyjnych. W wielu firmach:
- tylko jedna osoba posiada dostęp do systemu,
- księgowa nie ma odpowiednich uprawnień,
- pracownicy nie mogą wystawiać dokumentów,
- przedsiębiorca nie skonfigurował tokenów autoryzacyjnych.
Brak odpowiedniego zarządzania dostępami może powodować przestoje w wystawianiu faktur i problemy z bieżącą sprzedażą.
4. Problemy techniczne programów sprzedażowych
Nie wszystkie programy księgowe i sprzedażowe zostały prawidłowo dostosowane do wymagań KSeF. Przedsiębiorcy zgłaszają między innymi:
- błędy wysyłki,
- problemy z integracją,
- błędne generowanie plików XML,
- brak synchronizacji dokumentów,
- opóźnienia w komunikacji z systemem.
Dlatego warto regularnie aktualizować oprogramowanie i monitorować poprawność integracji z KSeF.
5. Brak kontroli nad statusem wysłanych dokumentów
Samo wystawienie faktury w programie nie oznacza jeszcze, że dokument został poprawnie przyjęty przez KSeF. W praktyce przedsiębiorcy często nie sprawdzają:
- statusów wysyłki,
- komunikatów błędów,
- numerów identyfikacyjnych KSeF,
- potwierdzeń przyjęcia dokumentów przez system.
Brak bieżącej kontroli może prowadzić do problemów z rozliczeniami i obiegiem dokumentów.
6. Brak integracji między systemami w firmie
Wiele firm korzysta równocześnie z:
- programu magazynowego,
- systemu sprzedażowego,
- programu księgowego,
- dodatkowych narzędzi do fakturowania.
Brak spójnej integracji często powoduje:
- chaos w numeracji,
- duplikowanie dokumentów,
- błędy w rozliczeniach,
- problemy organizacyjne.
7. Nieprzygotowane procedury obiegu dokumentów
KSeF zmienił sposób pracy z dokumentami kosztowymi i sprzedażowymi. Firmy, które nie wdrożyły nowych procedur:
- mają problemy z akceptacją kosztów,
- gubią dokumenty,
- dublują faktury,
- popełniają błędy w rozliczeniach.
W praktyce dobrze przygotowany obieg dokumentów staje się dziś równie ważny jak sam program księgowy.
8. Brak przeszkolenia pracowników
Nawet najlepszy system nie wyeliminuje błędów, jeśli pracownicy nie znają nowych zasad działania KSeF. Najczęstsze problemy dotyczą:
- błędnych dat,
- nieprawidłowej wysyłki dokumentów,
- niewłaściwego obiegu faktur,
- braku kontroli nad statusem dokumentów.
Dlatego szkolenie zespołu jest dziś jednym z kluczowych elementów bezpiecznego wdrożenia KSeF.
Jak wspieramy firmy z Oświęcimia i okolic?
Jako lokalne biuro rachunkowe pomagamy przedsiębiorcom bezpiecznie przejść przez wdrożenie KSeF oraz uporządkować procesy związane z fakturowaniem i dokumentacją. Wspieramy firmy między innymi w zakresie:
- audytu procesów fakturowania,
- konfiguracji uprawnień,
- bieżącej obsługi księgowej,
- organizacji obiegu dokumentów,
- rozwiązywania problemów technicznych związanych z KSeF.
System KSeF staje się standardem pracy przedsiębiorców. Warto odpowiednio przygotować firmę, aby uniknąć problemów organizacyjnych i podatkowych. Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym ATA — wspólnie sprawdzimy, czy Twoja firma jest gotowa na KSeF.
Autorka: Aneta Kuś, właścicielka ATA Biuro Rachunkowe Aneta Kuś.
